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你知道怎么样才能做好会议服务工作吗?

作者:admin 发布日期:2022/8/2 关注次数: 二维码分享

会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作,一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面的努力配合,共同促进会议取得实效。

会务工作的繁简,与会的内容、级别有一定的关系。一般来说,会议越大、价格越高、内容越重要,会务工作的内容就越多,难度就越大。小型会议,发个通知,确定时间、地点,做好记录即可,会务工作非常简单,某些决策性的会议,人数虽少,确十分重要,必须认真对待,大型和特大型会议,会务工作内容较为繁杂,必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

(一)会务工作内容

一、会前超前筹措,精心准备

要想做好会务工作,必须有目标,有计划,有分析,有论证,准备充分。从某种程度上说,会务工作的成效,很大程度的取决于会议前期的准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作:

1. 协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出,必须把握一个原则,就是一定要弄清楚领导开会的真正意图,即要解决什么问题,达到什么目的。秘书人员对收集到的议题要仔细筛选,及时送交领导审核,必要时还要准备一些预备议题,以便领导选择。

2. 做好会议经费预算。包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等。做会议经费预算既要本着勤俭办会,节约办会的原则,尽量降低会议的成本,又要有一定的弹性,注意留有余地。

3. 做好会议议程、日程的制定。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。

4. 做好与会人员范围确定。要按会议的规格档次及内容确定参会人员,不考虑与会议议题无关的人员。

5. 做好会议通知的发送。

6. 做好会议材料的准备。

7. 做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备,会议设备的调试等工作。会场的布置,与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰,具体以会议性质及会议要求所定。

8. 做好会议行政事务性工作。

9. 做好会务人员的接待工作。

做好以上几个方面,会前的准备工作才可谓充分,只有做好这些工作,才能保证会中及后阶段各项工作的顺利进行。

二、会中协调控制,科学管理

1. 做好会议的报到、签到工作。会议签到用品,签到时发放的文件材料、文具用品一定要准备充足,放到会场指定位置,并设专门的人负责。

2. 做好会场各种设备的调试和维护工作。确保设施的正常运行,确保在设备出现故障时第一时间到达并做好操作调整,确保会议顺利进行。

3. 做好会议记录工作。

4. 做好会场内外的保卫与保密工作。

三、会后及时总结与反馈

会议结束并不意味着会务工作的终结,工作人员还要做好会议重要文件的清退,收集,会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。

尽管会前、会中、会后的各个阶段的会务工作各不相同,但它们相互关联、相辅相成,一个环节出现问题,就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排、部署好、衔接好,才能保证会议的高质量、高效率的及会议的圆满成功。

(二)会务工作技巧

一、明确目的及作用,认真细致做好会前各项工作

1. 了解会务工作的任务、目的及做法。

2. 在会议议题一旦确认下来,除特殊情况外,提前通知工作人员,以便有充足的时间准备。

3. 确定与会人员,该参加的一定要提及到,列席人员不可过多,以免影响会议效果。

4. 布置会场不可千篇一律。

5. 会场设施的安装调试一定要尽早进行。

6. 会议文件准备务必落实到人。

7. 在做好会议常规工作的同时,还要安排足够的服务人员。

8. 在会议正式开始的前一天,要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。

二、会中严密组织,热情周到做好服务

会议进行当中,主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。掌握会议动态与信息,作好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作,协助领导使会议按事先规划的议程进行,对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向,及时提出建议和补救措施。

三、会后要妥善处理好一切事宜

会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场,归还借用物品,结算会议经费等,重点是会议文件的整理,会议精神的传达落实。这些工作的好坏直接关系到会议质量的高低

要做好会务工作,在各部门分工明确各负其职的同时,还需要密切协作、主动配合、步调一致进行工作。同时,要保证良好的会风,各项工作要坚持高标准,严要求,各项活动的安排要想在前、做在前。


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